SOSIALISASI KEARSIPAN BAGI PERANGKAT DESA SEKECAMATAN KEMBARAN

Dilihat : 15973 Kali, Updated: 31 10 2014 10:47:39

Bertempat di Aula Kecamatan Kembaran, pada Selasa 28 Oktober 2014 para Kepala Desa, Sekretaris Desa dan Kepala Urusan Umum desa (16 desa) se-Kecamatan Kembaran mengikuti kegiatan Penyuluhan / Sosialisasi Kearsipan. Kegiatan ini diselenggarakan atas inisiatif dari Pemerintah Kecamatan Kembaran sebagai tindak lanjut / evaluasi terhadap kegiatan pembinaan administrasi desa yang hasilnya belum sesuai harapan, khususnya yang berkaitan dengan bidang kearsipan. Salah satu aspek yang diharapkan mampu mendorong ke arah pemerintahan desa yang efektif adalah pembinaan sistem pengelolaan arsip desa.

Acara dimulai pukul 09.00 WIB, diawali dengan sambutan Camat Kembaran (Bp. Drs. Yayah Setiyono, MM.). Diharapkan agar para peserta mengikuti acara sampai dengan selesai sehingga dapat menyerap dan menerapkan ilmu / pengetahuan yang diperoleh di masing-masing desa sehingga pengelolaan arsip desa menjadi lebih tertib dan teratur.

Sosialisasi Kearsipan diselenggarakan dengan maksud untuk memberikan bekal pengetahuan tentang kearsipan terutama bagi para Kepala Desa yang baru menjabat, sedangkan bagi Sekretaris Desa sebagai “leader” unit kearsipan pemerintah desa dan Kaur Umum sebagai pelaksana teknis arsip pemerintah desa agar mampu memberdayakan pengelolaan arsip desa sehingga dapat difungsikan dan dimanfaatkan sebesar-besarnya dalam melayani / memenuhi kepentingan masyarakat desa.

Materi sosialisasi / penyuluhan disampaikan oleh Ibu Fitriyah, arsiparis dari Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Banyumas, meliputi tiga sub sistem dalam manajemen kearsipan yaitu pengurusaan surat (pencatatan surat masuk dan surat keluar dengan menggunakan kartu kendali, penyimpanan kartu kendali, penggunaan lembar disposisi, pendistribusian surat, penyimpanan surat dan pemberkasannya, pengelolaan arsip inaktif dan penyusutan arsip (pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna dan retensi habis). Bagi para Kepala Desa yang baru, yang semula belum mengetahui tata persuratan, proses / alur surat masuk dan surat keluar, surat-surat tidak didisposisi, menjadi lebih memahami dan menerapkannya. Surat-surat lebih tertib dalam pencatatan (surat yang diterima langsung oleh Kades, diserahkan lagi ke petugas / Kaur Umum). Hal ini untuk memudahkan kontrol / pengendalian surat (pada saat mengecek / melacak suatu surat).

Pengelolaan arsip merupakan pekerjaan yang harus melalui suatu proses dalam kegiatan nyata sehari-hari / kinerja riil. Membangun kesadaran terhadap pentingnya arsip memang tidak mudah akan tetapi membutuhkan kesabaran dalam penyuluhan, sosialisasi, pelatihan khusus terhadap petugas arsip, monitoring yang kontinyu, penghargaan yang layak bagi tenaga pengelola arsip, dan ketersediaan anggaran kearsipan serta sarana prasarananya. Di samping itu, yang tak kalah penting dan menentukan adalah dukungan dan kebijakan pimpinan terhadap kearsipan.

Foto Terkait Kegiatan:

Gambar 1.

Arsiparis Kantor Perpusarda Kab. Banyumas, Fitriyah, A.Md., sedang memberikan paparan tentang arsip aktif dan arsip inaktif bagi perangkat desa sekecamatan Kembaran di Aula kecamatan tersebut.