Monitoring dan Evaluasi Arsip Desa

MONITORING DAN EVALUASI ARSIP DESA

Sesuai Program Kerja pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah (Perpusarda) Kabupaten Banyumas Tahun 2014, pada bulan Maret dan April 2014 telah selesai dilaksanakan Monitoring dan Evaluasi (Monev) Arsip Desa (Ardes) di desa-desa yang pernah memperoleh Pembinaan Arsip dari Pemerintah Kabupaten Banyumas, Sekretaris Desa (Sekdes) pernah mendapatkan Bimbingan Teknis (Bintek) atau Pelatihan Arsip dari Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah, dan Desa juga pernah menerima  Bantuan Sarana Prasarana Arsip dari Pemerintah Provinsi Jawa Tengah. Desa yang dikunjungi Tim Kantor Perpusarda Kabupaten Banyumas sebanyak 68 desa yang tersebar di 20 kecamatan, yakni kecuali 4 kecamatan kota, Kecamatan: Sumpiuh, Somagede, Gumelar.

Dalam pelaksanaan monev tersebut Tim dari Kantor Perpusarda melihat dan beraudiensi secara langsung dengan perangkat desa yang dimonev, menanyakan dan mengecek langsung kearsipan desa, apakah setelah memperoleh pembinaan, bantuan sarpras, dan bintek ardes kearsipan desa bertambah baik, stagnan, atau malah terpuruk.

Dari catatan dan pengamatan Tim di lapangan 80% kondisi kearsipan desa stagnan bahkan terabaikan. Faktor-faktor yang mempengaruhi stagnansi kearsipan desa antara lain: masalah SDM, kurangnya pengetahuan kearsipan pada petugas pencatat surat di desa, kurang mendukungnya kebijakan pimpinan di desa terhadap kearsipan, tak ada transfer ilmu dan pemberdayaan oleh Sekdes kepada staf atau perangkat, rentang waktu monev/sosialisasi ardes yang jarang/lama setelah pelaksanaan pembinaan, terhapusnya anggaran untuk suplai sarpras arsip yang disediakan lembaga kearsipan daerah bagi seluruh unit kerja sejak tahun 2008, serta rendahnya apresiasi arsip oleh masyarakat padaumumnya.

Dari monev itu Tim juga mengumpulkan data dengan cara mengisikan kuesioner ardes yang diisi bersama antara Sekdes denganTim. Di samping itu, Tim juga memberikan penyuluhan berkaitan masalah kearsipan desa, terutama bagi desa yang rendah apresiasinya terhadap arsip. Adapun desa yang sudah melaksanakan program arsip desa sesuai dengan prosedur yang berlaku diberikan motivasi agar tetap dipertahankan dan supaya lebih baik pengelolaan arsipnya.

Pembinaan dan tata kelola arsip desa dimaksudkan agar mampu mewujudkan tertib administrasi pemerintahan desa guna mendukung efektifitas dan efisiensi pelayanan pemerintah desa terhadap masyarakat, serta menyambut Undang-Undang Desa yang konon akan diberlakukan nanti pada tahun 2015, sehingga diharapkan pemerintah desa siap dengan pemberlakuan undang-undang tersebut.

sumber: Warsito