Bimbingan Teknis Kearsipan bagi Perangkat Desa

BIMBINGAN TEKNIS KEARSIPAN BAGI PERANGKAT DESA

Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah (Perpusarda) Kabupaten Banyumas telah memperoleh kepercayaan agar memberikan pelatihan atau semacam bimbingan teknis (bentek) kearsipan bagi perangkat desa. Kegiatan tersebut diselenggarakan oleh kecamatan yang diikuti oleh para Sekretaris Desa (Sekdes) dan Kaur Umum atau Petugas Pengelola Arsip Desa. Bintek Ardes bagi perangkat desa itu pernah diadakan oleh Kecamatan Somagede (2011), Sokaraja (2011), Sumpiuh (2012), Baturraden (2014), dan Banyumas (2014).

Kegiatan itu diadakan dalam waktu sehari yang terdiri dari materi dan praktik sederhana. Adapun materi pelatihan meliputi pengelolaan arsip dinamis aktif dan arsip inaktif. Materi yang disampaikan adalah sistem kearsipan pola baru tentang pencatatan surat masuk dan surat keluar dengan menggunakan kartu kendali, tata cara pengisian kartu kendali, pemberlakuan kartu kendali, penyimpanan kartu kendali, penggunaan lembar disposisi, pendistribusian surat, penyimpanan surat dan pemberkasannya, kemudian penataan arsip inaktif secara sederhana setelah masa retensi habis.

Membangun kesadaran terhadap arsip memang tidak mudah, akan tetapi membutuhkan kesabaran dalam penyuluhan, pelatihan khusus terhadap petugas arsip, sosialisasi yang kontinyu, penghargaan yang layak bagi tenaga pengelola arsip, dan ketersediaan anggaran kearsipan serta sarprasnya. Di samping itu yang tak kalah penting dan menentukan adalah dukungan dan kebijakan pimpinan terhadap kearsipan, baik di level atas maupun bawah.

Foto terkait kegiatan: