Pembenahan Arsip Desa di Banyumas

Dalam rangka tertib administrasi penyelenggaraan Pemerintah Daerah, agar dokumen dapat tersimpan dengan baik dan mudah ditemukan kembali, serta berdasar hasil monev penyelenggaraan kearsipan di Pemerintah Desa, maka Tim Badan Arsip dan Perpustakaan (Arpus) Provinsi Jawa Tengah tengah melaksanakan pembenahan arsip desa di 29 lembaga kearsipan daerah (LKD) kabupaten se-Jawa Tengah.

Kabupaten Banyumas memperoleh jatah enam desa untuk kegiatan pembenahan arsip desa pada tahun ini. Enam desa yang telah diusulkan dan disampaikan kepada Badan Arpus Provinsi Jawa Tengah antara lain Desa Pasir Wetan dan Desa Jipang Kecamatan Karanglewas, Desa Panembangan dan Desa Rancamaya Kecamatan Cilongok, serta Desa Petahunan dan Desa Glempang Kecamatan Pekuncen. Desa-desa yang dibenahi arsipnya adalah desa-desa yang sudah pernah mendapatkan bansarpras arsip desa dan bintek arsip pada sekdes tersebut. Adapun pelaksanaan Benah Ardes adalah minggu ke-2, ke-3, dan ke-4 di bulan Mei 2014 dengan Tim yang berbeda.

Di sisi lain, pihak desa juga menyambut baik akan kegiatan itu, terlihat dari respon desa yang disampaikan kepada Kantor Perpusarda Kabupaten Banyumas menjelang kedatangan Tim Pembenahan Ardes Provinsi Jawa Tengah. Sebagaimana Sekdes Pasir Wetan dan Plt Sekdes Jipang Kecamatan Karanglewas berusaha untuk mempersiapkan penataan arsip desanya, sebelum Tim Badan Arpus Provinsi Jateng datang.

Pada hari Senin, 12 Mei 2014, Tim Pembenahan Arsip yang terdiri tiga orang a.l.: Andreas Lukito W., S.Sos., Lutfy Hassan, S.H., dan Tjatur Eri Suharjanto, A.Md. tiba ke Desa Pasir Wetan yang dilanjutkan hari berikutnya ke Desa Jipang, Karanglewas. Pada kesempatan itu, Tim langsung beraudiensi dengan segenap perangkat desa berkaitan dengan misi mereka membenahi arsip desa. Tahap pertama adalah menjelaskan tentang arti pentingnya arsip bagi pemerintahan, negara, dan masyarakat. Kemudian dilanjutkan dengan praktik arsip aktif yang melibatkan semua perangkat desa, sehingga diharapkan perangkat desa memahami tata cara mencatat surat masuk/keluar dalam kartu kendali, mendistribusikan surat, memberkaskan surat, menyimpan surat dalam folder, serta penataan kartu kendali pada boks kartu kendali dan penataan surat yang benar pada filling cabinet.

Kemudian dilanjutkan dengan membenahi arsip inaktif dengan memberkaskan arsip sesuai riwayat penataan arsip sebelumnya, sehingga tidak merubah pola simpan arsip pada waktu yang lalu. Meskipun, nantinya akan ada perubahan penyimpanan arsip sesuai dengan masalahnya.

Di samping Pembenahan Ardes, Tim Badan Arpus Provinsi Jateng juga akan mengadakan kegiatan Evaluasi Kearsipan Desa yang akan diadakan di desa Somakaton dan Desa Sokawera Kecamatan Somagede, serta Desa Patikraja Kecamatan Patikraja. Pelaksanaan Evaluasi Ardes adalah pada minggu ke-2 bulan Mei 2014. 

Foto Terkait kegiatan:

Gambar 3.

Ini adalah satu contoh hasil penataan arsip aktif di desa di Kabupaten Banyumas

oleh Tim Pembenahan Arsip Desa badan Arpus Provinsi Jawa Tengah

Sumber: Warsito Perpusarda