PEMBENAHAN ARSIP DESA DI DESA GLEMPANG DAN DESA PETAHUNAN KECAMATAN PEKUNCEN, KABUPATEN BANYUMAS

Dalam rangka tertib administrasi penyelenggaraan Pemerintah Daerah, agar dokumen dapat tersimpan dengan baik dan mudah ditemukan kembali, serta berdasar hasil monev penyelenggaraan kearsipan di Pemerintah Desa, maka Tim Badan Arsip dan Perpustakaan (Arpus) Provinsi Jawa Tengah bersama-sama dengan Kantor Perpusarda Kabupaten Banyumas baru saja melaksanakan pembenahan arsip desa di Desa Petahunan dan Desa Glempang, Kecamatan Pekuncen.

Kabupaten Banyumas memperoleh jatah enam desa untuk kegiatan pembenahan arsip desa pada tahun ini. Enam desa yang telah diusulkan dan disampaikan kepada Badan Arpus Provinsi Jawa Tengah antara lain Desa Pasir Wetan dan Desa Jipang Kecamatan Karanglewas, Desa Panembangan dan Desa Rancamaya Kecamatan Cilongok, serta Desa Petahunan dan Desa Glempang Kecamatan Pekuncen. Desa-desa yang dibenahi arsipnya adalah desa-desa yang sudah pernah mendapatkan bansarpras arsip desa dan bintek arsip pada sekdes tersebut. Adapun pelaksanaan Benah Ardes terakhir di dua desa tersebut mengalami pengunduran waktu dikarenakan perencanaan jadwal Tim Barpus Provinsi Jawa Tengah ada ralat/perubahan.

Pada hari Senin tanggal 20 Oktober 2014 Tim Pembenahan Arsip yang terdiri dua orang arsiparis a.l.: Pramono, S.H., dan Juni Handaru, S.H. tiba ke Desa Petahunan dan Desa Glempang, Kecamatan Pekuncen. Tim dibagi dua untuk masing-masing desa tersebut dengan didampingi oleh Kantor Perpusarda Kabupaten Banyumas baik dari Seksi Pengelolaan dan Pelayanan Arsip dan Seksi Pengelolaan dan Pelayanan Perpustakaan, serta seorang Pustakawan dari Barpus yang ikut berkunjung ke Desa Glempang.

Petugas langsung beraudiensi dengan perangkat desa berkaitan dengan penataan arsip desa. Tahap pertama adalah menjelaskan tentang arti pentingnya arsip bagi pemerintahan desa beraitan dengan pelayanan masyarakat dan sebagai memori kolektif bangsa. Kemudian dilanjutkan dengan praktik arsip aktif yang melibatkan perangkat desa terutama Kades, Sekdes, dan Kaur Umum. Diharapkan perangkat desa dapat memahami tata cara mencatat surat masuk/keluar dalam kartu kendali, mendistribusikan surat, memberkaskan surat, menyimpan surat dalam folder, serta penataan kartu kendali pada boks kartu kendali dan penataan surat yang benar pada filling cabinet.

Namun demikian, bagi desa yang masih menggunakan Buku Agenda karena keterbatasan Kartu Kendali tetap dapat menggunakan Buku Agenda sebagai alat untuk mencatat surat masuk dan surat keluar, sepanjang judul kolom buku tersebut telah disesuaikan dengan poin-poin yang ada di Kartu Kendali, sehingga tidak menghilangkan kelengkapan data sebagaimana yang ada dalam sistem kartu.

Kemudian dilanjutkan dengan membenahi arsip inaktif dengan memberkaskan arsip sesuai riwayat penataan arsip sebelumnya, sehingga tidak merubah pola simpan arsip pada waktu yang lalu.

Foto Terkait Kegiatan:

Gambar 1.

Tim Pembenahan Arsip Desa di terima Kades Glempang, Pekuncen di kantor desa tersebut.

Gambar 2.

Tim Pembenahan Arsip Desa sedang menjelaskan pentingnya arsip pada petugas arsip desa.

Gambar 3.

Petugas Arsip Desa sedang menyusun berkas di dalam filling cabinet bersama Tim Pembenahan Arsip Desa.

Gambar 4.

Ini adalah satu contoh hasil penataan arsip aktif desa di Kabupaten Banyumas

oleh Tim Pembenahan Arsip Desa badan Arpus Provinsi Jawa Tengah.

Foto: Dokumentasi Kantor Perpusarda

Sumber: Warsito (Perpusarda)